CBW Chemie GmbH: Start der Rechnungseingangsbearbeitung mit SAP-Anbindung

Die CBW Chemie GmbH, ein Chemieunternehmen mit Sitz in Bitterfeld-Wolfen,  ist 1997 durch Privatisierung aus dem früheren Chemiekombinat Bitterfeld hervorgegangen und bis heute in Privatbesitz. Die CBW ist im internationalen Umfeld überwiegend auf dem Gebiet der Kunden-Auftragssynthese und Herstellung von eigenen Katalogprodukten für Spezialchemikalien tätig

Die CBW hatte schon länger erkannt, dass die Einführung einer innovativen Softwarelösung für die Bearbeitung von Eingangsrechnungen erhebliche Vorteile bringen würde.

Im daraufhin gestarteten Auswahlverfahren wurden u.a. ein hoher Automatisierungsgrad beim Auslesen der Rechnungsdaten sowie eine Schnittstelle zum vorhandenen SAP-System vorausgesetzt. Der Rechnungsbearbeitungs- und Freigabeprozess sollte zudem außerhalb vom SAP durchgeführt werden können. Der Wunsch war, dass die Kontierung von Rechnungen einfach und komfortabel und ein Zugriff über mobile Endgeräte perspektivisch möglich sein wird.

smartPS überzeugte mit der Lösung smart°KMU invoice. Diese ausgereifte Lösungsvorlage sollte auf der Basis einer prototypischen Projekteinführung gemeinsam zur späteren Produktivlösung geführt werden.

Ende September 2015 startete das Projekt mit der Installation. In der Folge wurde die Lösungsvorlage installiert, getestet, bewertet und optimiert.

Bereits nach gut drei Monaten entschied sich die CBW, mit dem ersten Lösungsstand in den Produktivbetrieb zu gehen.

Seitdem werden Eingangsrechnungen unmittelbar gescannt, sofern sie nicht bereits digital zugestellt werden. Im Anschluss liest die selbst lernende Erkennungssoftware enaio^® classify die Rechnungen automatisch aus. Hierbei werden diverse Vorprüfungen durchgeführt, wie z.B. die Prüfung auf rechnerische Richtigkeit und Umsatzsteuerkonformität.  Ebenso werden Rechnungen mit Bestellbezug entsprechend erkannt und automatisch geprüft. Korrekte Rechnungen werden unmittelbar in den Freigabeprozess überführt. Nicht plausible Rechnungen müssen im Vorfeld manuell überprüft werden.

Der nachfolgende Freigabeworkflow sorgt dafür, dass eine schnelle Bearbeitung inklusive komfortabler Vorkontierungsfunktionen gewährleistet ist. Zu jeder Zeit ist jetzt transparent nachvollziehbar, in welchem Bearbeitungsstatus sich die Prozesse befinden.

Aktuell läuft die Optimierungs- und Ausbauphase. Schwerpunkte dieser Phase sind die digitale Übergabe der Rechnungsdaten an SAP sowie der Feinschliff der Lösungslogik.

Darüber hinaus wurde die Lösung um eine digitale Vertragsverwaltung erweitert. Im nächsten Schritt wird der mobile Zugriff realisiert, um auch außerhalb des Unternehmens einzelnen Personen die Möglichkeit zu geben, am Freigabeprozess der Rechnungen mitzuwirken.

Wir freuen uns über den gemeinsamen Projekterfolg und wünschen den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der CBW, dass unsere Lösung viel Freude und vor allem Erleichterung bringen wird.

Zudem danken wir herzlich für die partnerschaftliche Zusammenarbeit!