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Am 03.11.2015 fand die letzte smart°990-Veranstaltung für das Jahr 2015 zum Thema digitales Vertragsmanagement statt.
Der Teilnehmerkreis aus smartPS-Kunden, Interessenten und Partnern folgte gespannt dem Anwenderbericht von Frau Erger, Einkaufsleiterin beim smartPS-Kunden Jänecke + Schneemann Druckfarben GmbH. Frau Erger stellte aus der täglichen Arbeit dar, welche Vorteile sich aus einem digitalen Vertragsmanagement ergeben:
- Zentraler Zugriff und eindeutige Kostenstellenverantwortliche für Rechnungen, damit ist eine Beschleunigung in der Eingangsrechnungsprüfung umgesetzt worden
- Zentrale Ablage und keine doppelte Ablage der Verträge
- fristgerechte Kündigung von Verträgen
- Papierlose Verwaltung von Verträgen
- Nutzung von Auswertungen auf Basis der Vertragsdaten für z. B. Lieferantengespräche
Die Einführung eines digitalen Vertragsmanagements hat auch die vorhandenen Prozesse optimiert. Damit wurde der Eingangsrechnungsprozess effizienter, Rechnungen werden schneller freigegeben. Mit dem Thema und der Präsentation entstand ein reger Austausch zwischen den Teilnehmern, der sehr ausführlich und kompetent durch Frau Erger und Herr Schwitzer (Abteilungsleiter IT bei der Firma Jänecke + Schneemann Druckfarben GmbH) beantwortet wurde.
Anschließend wurde von der smartPS die Lösung smart°contract präsentiert, die bei der Firma Jänecke + Schneemann Druckfarben GmbH im Einsatz ist. Diese Lösung kann wirtschaftlich und schnell mit der agilen, prototypischen Einführungsmethode der smartPS bei jedem Unternehmen eingeführt werden. Damit ergeben sich zeitnah Optimierungspotentiale für das Vertragsmanagement und daran angelehnte Prozesse wie z. B. eine zentrale Eingangsrechnungsbearbeitung. Die Lösung auf Basis von enaio® passt sich nahtlos in bereits realisierte, digitale Prozesse an.
Für die smartPS GmbH ist das smart°990-Konzept aufgegangen: Abseits der Agenda ergaben sich am Frühstücksbuffet zwischen Kunden und Interessenten viele interessante Gespräche. Es konnten viele Erfahrungen ausgetauscht werden, so dass es für alle Anwesenden eine informative Veranstaltung war.
Für die zukünftigen smart°990-Veranstaltungen im Jahr 2016 haben die Teilnehmer bereits ihr Interesse bekundet. Die smartPS GmbH hat bereits weitere Themen (z. B. Compliance, Eingangsrechnungsverarbeitung usw.) in Planung und wird diese Veranstaltungsreihe weiterführen.
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