Digitale Mitgliederakte beim PVW

Die Kammerversammlung der Psychotherapeutenkammer Niedersachsen (PKN) hat am 30.11.2002 die Satzung des Psychotherapeutenversorgungswerks (PVW) beschlossen und damit die erste eigene berufsständische Versorgung der Psychotherapeuten ins Leben gerufen. Das PVW ist Träger der berufsständischen Versorgung im Alter, bei Berufsunfähigkeit und für Hinterbliebene der Mitglieder. Zuständig ist das PVW für die Psychotherapeutenkammern der Bundesländer Niedersachen, Bremen, Hamburg, Rheinland-Pfalz und Hessen.

Um zukünftig für die Mitglieder effektiv und modern die Betreuung vornehmen zu können, wurde die Einführung einer professionelle Dokumenten Management Software beschlossen. Im ersten Schritt sollten digitale Mitgliederakte eingeführt werden. Die Marktsondierung erfolgte auf der CeBIT 2015.  Neben einer modernen Oberfläche und einfacher Bedienbarkeit war eine Anbindung an das Mitgliederverwaltungsprogramm TN Cura von großer Bedeutung.

Im Auswahlverfahren setzte sich die smartPS GmbH durch. „Bei smartPS überzeugte die Kombination aus einer am Markt etablierten Software gepaart mit einem kompetenten Projekt- und Lösungspartner direkt vor der Haustür“, so Alexander Kiesow, Projektleiter des PVW. Er ergänzt: „Zudem gefiel uns die vorgestellte prototypische Projektierung, die eine schnelle und wirtschaftliche Umsetzung versprach und uns optimal in die Projektierung mit einbinden sollte.“

Im Oktober wurde mit der Installation begonnen und die Abstimmung der Schnittstelle zu TN Cura vorgenommen. Die eigentliche Projektierung startete dann Mitte November und wurde in kurzer Zeit erfolgreich abgeschlossen, so dass das PVW zum 01.01.2016 den Produktivbetrieb starten konnte.

Seitdem werden die Mitgliederakten digital verwaltet. Die Schnittstelle zu TN Cura stellt sicher, dass alle digitalen Akten automatisch angelegt und aktualisiert werden. Aus TN Cura erzeugte Dokumente werden automatisch in die jeweiligen Mitgliederakten abgelegt. Posteingänge werden gescannt und die Standard-Schnittstellen zu den Microsoft Office Produkten sowie der Mailarchivierung machen die Ablage von Dokumenten und E-Mails denkbar einfach.

Damit auch die bisherigen Mitgliederakten schnell in der neuen Lösung zur Verfügung stehen, wird im nächsten Schritt ein regionaler Scan-Dienstleister die Papierakten digitalisieren und für einen Import digital zur Verfügung stellen.

Wir freuen uns über den gemeinsamen Projekterfolg und wünschen dem PVW, dass unsere Lösung viel Freude und vor allem Erleichterung bringt.

Zudem danken wir herzlich für die partnerschaftliche Zusammenarbeit!